【網路事業必備】甚麼是Google Workspace(舊稱G Suite)? 內含註冊申請教學

文章最後更新於 2021 年 8 月 20 日

google workplace
圖片來源 : unsplash

我第一次使用 G Suite 的時候,也是去年開始經營部落格時,因為希望透過部落格可以建立一個網路副業,所以另外用 oldshen ( 我的個人網域 ) 創建了一個企業用郵件,後續有廠商邀約合作也都是透過這個郵件。

如果你有經營網路事業、電商或是自媒體等,都建議你去申請一個 Google Workspace ( 去年已從 G Suite 改名 )。

那甚麼是 Google Workspace 呢?

其實跟你平常在用的 Google 雲端工具差不多,只是 Google Workspace 是 Google 專門為企業設計的雲端套組,功能包括有更大的儲存空間、可用網域當郵件名稱、100% 過濾垃圾信等

透過這篇文章,你可以了解到 :

  • 為什麼網路事業需要用 Google Workspace
  • 圖文教學註冊申請
  • 企業版 Gmail 和免費版 Gmail 有甚麼不同
  • Google Workspace 的價格方案

我主要是從個人經營網路事業的角度來寫這篇文章,因為就是我自己在使用的工具。

如果你也有自己的網路事業,那就接著看下去吧 !

為什麼網路事業需要用 Google Workspace ?

網路事業很重要的其中一點就是『 收集名單 』,將這些潛在名單變成你的客戶,不管你是賣自己的產品,還是代理別人的產品 ( 聯盟行銷 ),又或者是賣你的服務 ( 保險、投資、網頁設計、顧問諮詢等 )。

透過 Google Workspace 申請企業版 Gmail 來做電郵行銷,會比你用自己的私人信箱更有信任感跟專業感。

而且不管你的網路事業是透過 YouTube、FB 或是透過 Google 帶來的流量,這些都是在別人的平台做生意,如果平台規則一變或是演算法的影響,你的事業可能連帶會受到影響。

只有自己收集到的 e-mail 名單,是確保一定能夠跟客戶溝通的渠道,再來就是開信率跟轉換率的問題了。

圖文教學註冊申請

一開始看到要設定網域相關的東西,下意識覺得會不會很複雜,結果自己跑了一遍流程加上 Google 的說明之後,沒多久就順利設定完成了。

首先來到 Google Workspace 首頁 ( 以下簡稱 GW ),點選【 開始免費試用 】。

google workplace 首頁

我是經營部落格,所以選一人,接著填你的姓名及 email。

google workplace 設定
google workplace 聯絡資訊

然後會問你有沒有自己的網域,可以透過 google 直接買,我是去 Namecheap 買,覺得便宜一些 ( 下面網域驗證的教學我也是用 Namecheap 示範 )。

google workplace 設定網域

接著會要你填網域名稱,你設定的網域就會決定你的企業郵件信箱 e-mail。

google workplace 設定網域
google workplace 設定網域

中間會問你要不要收到最新消息的件通知還有 GW 的應用程式相關資訊,這就看個人囉。

這邊要設定你登入 GW 的帳密,帳號後面預設就是你上一步設定的網域,例如我網域是 oldshen.info,那帳號就可以是 xyz@oldshen.info,xyz 就看你要設定甚麼囉。

google workplace 登入身分
google workplace 建立帳戶

接著會要你登入並驗證身分。

google workplace 驗證身分-1
google workplace 驗證身分-2
google workplace 驗證身分-3
google workplace 驗證身分-4

準備迎接你的企業版帳戶吧。

google workplace 企業帳戶

網域驗證 :

下圖點選啟用。

google workplace 網域驗證
google workplace 網域驗證

然後你會看到一整段想讓人直接點右上角 X 關掉視窗的複雜資訊,但實際測試發現蠻簡單的,如果你也是用 Namecheap 的網域的話,那我們需要用到的資訊只有下圖紅框那 3 點而已。

google workplace 網域驗證

然後我們要到 Namecheap 設定 DNS,點選【 Domain List 】。

namecheap 設定 dns

接著點【 MANAGE 】。

namecheap 設定 dns

然後再選【 Advanced DNS 】。

namecheap 設定 dns

點【 ADD NEW RECORD 】。

namecheap 設定 dns

會看到三個欄位,就分別填入前面在 GW 我說資訊很複雜的那張圖的 1 / 2 / 3 紅框的內容,1 跟 2 可以照我的選,但 3 記得要複製你自己在 GW 的 TXT 驗證碼然後貼上,完成按【 SAVE 】。

namecheap 設定 dns

然後就可以看到驗證完成囉,後面會問你要不要為你的團隊成員新增 e-mail。

網域驗證完成
建立團隊新使用者

啟用企業版 Gmail :

下圖兩個選項都打勾。

啟用企業版gmail

回到 Namecheap 然後一樣到剛剛的 Advanced DNS 那邊,往下滑找到 MAIL SETTINGS, 將【 Email Forwarding 】這個下拉選項往下選到 Gmail 。

namecheap 設定 gmail

這個設定不會立刻生效,如果你在 Namecheap 設定完之後,就回去 GW 驗證結果沒通過是正常的,因為我是過了幾小時之後才回來看,結果再重整就OK了,可以參考 Google 的說明

沒問題應該就會進入後台了喔 ( 如下圖 )。

完成

企業版和免費版 Gmail 有甚麼不同?

前面都有提到企業版 Gmail 的差別,這邊再做一個整理,主要以下幾項 :

  • 比起個人 Gmail,企業版自訂網域郵箱給人更專業、更信賴的形象
  • 自訂網域郵箱 : 例 xyz@oldshen.info,oldshen.info 是你的網域,xyz 就是自己定義的名稱
  • 企業版的雲端硬碟有 30 GB 的空間 ( 免費版只有 15 GB ),在做電郵行銷通常都會用 Lead Magnet 去誘發讀者訂閱,Lead Magnet 可能會是 PDF、圖片或是影片等,這些就可以放在雲端硬碟,不用佔原本主機的空間。
  • 100 % 的垃圾信過濾
  • 對企業來說管理員工郵件方便 : 因為若員工用自己的信箱跟客戶聯絡,那離職的話有可能連客戶一起帶走,用企業信箱你要新增或刪除團隊成員的郵件都比較好掌握。

Google Workspace 的價格方案

因為 GW 一開始就是設計給企業用的,所以不是免費使用,但好的是 Google 提供你 14 天的免費試用期。而且不用先綁定信用卡就可以使用

你可以從後台去查看目前的試用方案,然後看你是要升級或降級都可以選擇。

首先從後台點選下圖的【 取得更多服務 】。

goolge workplace後台

會看到有 5 個選項方案,有打勾的就是目前試用的方案。

google workplace方案

價格可以參考下圖,因為我主要需要企業自訂網域郵箱跟加大雲端硬碟,所以選 Business Starter。

google workplace價格
參考官網資訊 : https://workspace.google.com/intl/zh-TW/pricing.html

GW 計費方案有兩種方式 : 彈性與年約/定期方案。

google workplace計費方式

心得總結

如果你是一人以上的團隊或中小企業,我想用 GW 的企業郵箱統一對外比較能夠建立專業形象,而且雲端硬碟也比較夠用。

同時不管是舊員工離職或是新同事加入,要新增、刪除郵箱都蠻方便的。

以我之前分享設計檔案給行銷企劃時,個人雲端硬碟 15 G 的空間其實蠻快就滿了,所以要時不時清一下。

那如果你是一人公司、自由工作者或是自媒體經營,也建議要持續透過電郵行銷收集名單,因為這些潛在客戶都有機會成為你日後銷售變現的重要來源。

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