【Google WorkSpace教學】圖文教你如何從註冊申請到網域驗證
文章最後更新於 2022 年 10 月 16 日
我第一次使用 G Suite 的時候,也是去年開始經營部落格時,因為希望透過部落格可以建立一個網路副業,所以另外用 oldshen ( 我的個人網域 ) 創建了一個企業用郵件,後續有廠商邀約合作也都是透過這個郵件。
如果你有經營網路事業、電商或是自媒體等,都建議你去申請一個 Google Workspace ( 去年已從 G Suite 改名 )。
那甚麼是 Google Workspace 呢?
其實跟你平常在用的 Google 雲端工具差不多,只是 Google Workspace 是 Google 專門為企業設計的雲端套組,功能包括有更大的儲存空間、可用網域當郵件名稱、100% 過濾垃圾信等。
透過這篇文章,你可以了解到 :
- 為什麼網路事業需要用 Google Workspace
- 圖文教學註冊申請
- 企業版 Gmail 和免費版 Gmail 有甚麼不同
- Google Workspace 的價格方案
我主要是從個人經營網路事業的角度來寫這篇文章,因為就是我自己在使用的工具。
如果你也有自己的網路事業,那就接著看下去吧 !
為什麼網路事業需要用 Google Workspace ?
網路事業很重要的其中一點就是『 收集名單 』,將這些潛在名單變成你的客戶,不管你是賣自己的產品,還是代理別人的產品 ( 聯盟行銷 ),又或者是賣你的服務 ( 保險、投資、網頁設計、顧問諮詢等 )。
透過 Google Workspace 申請企業版 Gmail 來做電郵行銷,會比你用自己的私人信箱更有信任感跟專業感。
而且不管你的網路事業是透過 YouTube、FB 或是透過 Google 帶來的流量,這些都是在別人的平台做生意,如果平台規則一變或是演算法的影響,你的事業可能連帶會受到影響。
只有自己收集到的 e-mail 名單,是確保一定能夠跟客戶溝通的渠道,再來就是開信率跟轉換率的問題了。
Google WorkSpace教學註冊申請
一開始看到要設定網域相關的東西,下意識覺得會不會很複雜,結果自己跑了一遍流程加上 Google 的說明之後,沒多久就順利設定完成了。
首先來到 Google Workspace 首頁 ( 以下簡稱 GW ),點選【 開始免費試用 】。
我是經營部落格,所以選一人,接著填你的姓名及 email。
然後會問你有沒有自己的網域,可以透過 google 直接買,我是去 Namecheap 買,覺得便宜一些 ( 下面網域驗證的教學我也是用 Namecheap 示範 )。
接著會要你填網域名稱,你設定的網域就會決定你的企業郵件信箱 e-mail。
中間會問你要不要收到最新消息的件通知還有 GW 的應用程式相關資訊,這就看個人囉。
這邊要設定你登入 GW 的帳密,帳號後面預設就是你上一步設定的網域,例如我網域是 oldshen.info,那帳號就可以是 xyz@oldshen.info,xyz 就看你要設定甚麼囉。
接著會要你登入並驗證身分。
準備迎接你的企業版帳戶吧。
網域驗證 :
下圖點選啟用。
然後你會看到一整段想讓人直接點右上角 X 關掉視窗的複雜資訊,但實際測試發現蠻簡單的,如果你也是用 Namecheap 的網域的話,那我們需要用到的資訊只有下圖紅框那 3 點而已。
然後我們要到 Namecheap 設定 DNS,點選【 Domain List 】。
接著點【 MANAGE 】。
然後再選【 Advanced DNS 】。
點【 ADD NEW RECORD 】。
會看到三個欄位,就分別填入前面在 GW 我說資訊很複雜的那張圖的 1 / 2 / 3 紅框的內容,1 跟 2 可以照我的選,但 3 記得要複製你自己在 GW 的 TXT 驗證碼然後貼上,完成按【 SAVE 】。
然後就可以看到驗證完成囉,後面會問你要不要為你的團隊成員新增 e-mail。
啟用企業版 Gmail :
下圖兩個選項都打勾。
回到 Namecheap 然後一樣到剛剛的 Advanced DNS 那邊,往下滑找到 MAIL SETTINGS, 將【 Email Forwarding 】這個下拉選項往下選到 Gmail 。
這個設定不會立刻生效,如果你在 Namecheap 設定完之後,就回去 GW 驗證結果沒通過是正常的,因為我是過了幾小時之後才回來看,結果再重整就OK了,可以參考 Google 的說明。
沒問題應該就會進入後台了喔 ( 如下圖 )。
企業版和免費版 Gmail 有甚麼不同?
前面都有提到企業版 Gmail 的差別,這邊再做一個整理,主要以下幾項 :
- 比起個人 Gmail,企業版自訂網域郵箱給人更專業、更信賴的形象
- 自訂網域郵箱 : 例 xyz@oldshen.info,oldshen.info 是你的網域,xyz 就是自己定義的名稱
- 企業版的雲端硬碟有 30 GB 的空間 ( 免費版只有 15 GB ),在做電郵行銷通常都會用 Lead Magnet 去誘發讀者訂閱,Lead Magnet 可能會是 PDF、圖片或是影片等,這些就可以放在雲端硬碟,不用佔原本主機的空間。
- 100 % 的垃圾信過濾
- 對企業來說管理員工郵件方便 : 因為若員工用自己的信箱跟客戶聯絡,那離職的話有可能連客戶一起帶走,用企業信箱你要新增或刪除團隊成員的郵件都比較好掌握。
Google Workspace 的價格方案
因為 GW 一開始就是設計給企業用的,所以不是免費使用,但好的是 Google 提供你 14 天的免費試用期。而且不用先綁定信用卡就可以使用。
你可以從後台去查看目前的試用方案,然後看你是要升級或降級都可以選擇。
首先從後台點選下圖的【 取得更多服務 】。
會看到有 5 個選項方案,有打勾的就是目前試用的方案。
價格可以參考下圖,因為我主要需要企業自訂網域郵箱跟加大雲端硬碟,所以選 Business Starter。
GW 計費方案有兩種方式 : 彈性與年約/定期方案。
心得總結
如果你是一人以上的團隊或中小企業,我想用 GW 的企業郵箱統一對外比較能夠建立專業形象,而且雲端硬碟也比較夠用。
同時不管是舊員工離職或是新同事加入,要新增、刪除郵箱都蠻方便的。
以我之前分享設計檔案給行銷企劃時,個人雲端硬碟 15 G 的空間其實蠻快就滿了,所以要時不時清一下。
那如果你是一人公司、自由工作者或是自媒體經營,也建議要持續透過電郵行銷收集名單,因為這些潛在客戶都有機會成為你日後銷售變現的重要來源。
我剛到godaddy購買網域就到workspace註冊,但一直卡在輸入網域名稱這步驟,它顯示“這個網域名稱已有人使用”不知道是為什麼
所以想請問一下發生什麼事了,我很確定我沒有申請過
您好,這部分可能要詢問 workspace 的客服囉,我也沒遇過這情況。
我最近过了google workspace试用期,订阅了最便宜的配套。不过没有要我验证启动网域,是因为我一开始就购买google的网域,所以不用验证吗?其实我到现在也不清楚GW的好处,当初订阅只是为了能无限时间使用google meet才买的。
可能流程有改變,我自己用GW是為了使用網域信箱囉,然後雲端空間會比私人信箱大