【專案管理工具Hive】可切換 6 種協作模式,團隊 & 個人都適用

文章最後更新於 2022 年 9 月 16 日

hive

在上一份工作接觸到 Trello 時,就喜歡上這種卡片拖曳式的專案管理工具,而且不只可以應用在工作上,只要發揮你的創意,不管是投資理財、出國旅遊、個人成長都可以使用。

但當時身為管理者的我就遇到一個問題,那就是 Trello 可以很方便的分配工作、追蹤進度,但就是無法管理時程 ( 不過現在安裝 Power-up 外掛也可以達到類似目的 )。

每個專案任務一定要設定工作時程,這樣才能分配每個人的工作量,所以當時工作時程我是另外用 Time tree 規劃,但要操作兩個工具就是比較麻煩。

所以我開始試用另一個工具,它能夠切換 6 種不同的使用情境,可以根據你的團隊人數或是工作模式去選用適合的類型,最重要的是它能夠設定專案時程,對於團隊成員手上有那些工作就一目了然。

而這個工具呢,就是『 Hive 』。

本篇文章就要跟你分享 Hive 這個工具,內容包含以下 :

  • Hive 是甚麼
  • Hive 的 6 種專案管理模式
  • Hive 擴充功能
  • Hive 的優缺點
  • 價格方案
  • 心得總結

話不多說,直接進入主題吧~!

Hive 是甚麼

專案管理 & 團隊協作工具 Hive

Hive 跟 Trello 一樣是專案管理工具,但 Hive 預設了以下 6 種專案管理模式可以隨時切換 :

專案管理 & 團隊協作工具 Hive 的 6 種工作模式
  1. Status view ( 狀態模式 )
  2. Team view ( 團隊模式 )
  3. Label view ( 標籤模式 )
  4. Calendar ( 日曆模式 )
  5. Gantt chart ( 甘特圖模式 )
  6. Table View ( 表格模式 )

你可以根據工作模式搭配使用這 6 種情境,例如過去我是一個小團隊的管理者,就需要使用 Team view + Calendar,一方面方便分配工作,一方面掌握大家的工作進度。

那如果你是企畫的話,可能就需要甘特圖 ( Gantt chart ) 去做專案細部的分工 & 規畫;如果專案進到 debug 狀態的話,就適合用 Table View 表格的方式去做紀錄。

另外 Hive 也像 Trello 一樣有 APP 可以擴充專案卡片的功能,有免費 APP 也有需要付費後才能使用的 APP。

Hive 的 6 種專案管理模式

①. Status View :

Status View 狀態模式的優點就是可以先設定好各種狀態,然後把各專案卡片拖曳進符合的進度 ( 如下圖 )。

Hive 狀態模式

以我自己使用在接案上的情況,設定上就蠻單純的,主要分為 :

  • 專案須知
  • 洽談中
  • 進行中
  • 完成
Hive 狀態模式實作

那在每一個狀態下就可以建立專案卡片,如果在公司團隊的話,通常就是企劃的角色來建立,而我目前是自由工作者,所以就是自己來 😂。

另外每一個專案卡片都可以點擊進去設定細節,所以以我自己一人團隊來說,使用 Status View 就可以了。

Hive 狀態模式實作細節
  1. Description : 通常這邊我會記錄一些客戶的需求,例如網站製作風格、色系之類。
  2. Subactions : 可以把工作拆分成小項目,然後再指派給其他成員。
  3. Labels : 自行定義標籤,我自己是設定已報價、已收頭款、已收尾款等。
  4. Assignee : 任務指派,想起過去一天沒開信箱就被指派 7、8 個任務 😨。
  5. Dates : 可以設定專案時程,搭配 Calendar 使用可以清楚看到每個成員的進度。

②. Team view :

Team View 團隊模式適合整個專案參與人數大於 1 人或是有團隊的公司。

例如我上一份工作就是 4 人的小團隊,就很適合用 Team View 分配任務 ( 參考下圖 )。

Hive 團隊模式
例如團隊有小明、小王、小陳三人,可以看出小明現在身負重任。

我自己的規劃如下,要多列一個『 Unassigned 』,也就是尚未指派的任務,過去這一欄我們是由企劃建立,然後我會根據團隊成員身上有哪些專案來錯開時間分配。

Hive 團隊模式實作

但同時企劃們也要可以看到我們的時程,不然他們會一直派工過來,若企劃之間時間上有衝突,就讓他們自己去橋囉。

③. Label View :

Label view 其實就是列出每一個你建立的標籤。

Hive 標籤模式

例如前面提到在標籤部分我有設定已報價、已收頭款、已收尾款等,所以就會分別列出這幾個標籤的欄位。

④. Calendar :

Calendar 日曆就是很適合抓時程的模式,尤其可以清楚看出每個團隊成員目前的執行進度。

Hive 日曆模式

下圖是實際使用 Calendar 的畫面,我測試設定兩個團隊成員,所以只有兩條顏色,那過去我是 4 人團隊的話,一天最多就是呈現 4 種顏色 ( 每個顏色代表一個成員 ),表示當天每人身上都有任務要執行。

Hive 日曆模式實作

⑤. Gantt chart :

Gantt chart 就是甘特圖,主要用來規劃專案的細部架構,可以把專案拆成很多項目,每個項目有各自需要完成的時間,也適合應用在敏捷式開發

Hive 甘特圖模式

過去在執行 APP 的製作時,專案企劃就會拉製一個甘特圖,就會明確知道那些時間需要完成哪些項目。

下圖是 Hive 官網的範例,可以看到左側的項目在完成後可以一個一個打勾 Check ( 很有成就感 ),團隊成員彼此協作的進度也能夠清楚呈現。

Hive 甘特圖模式範例

⑥. Table View :

表格就是最常見又實用的呈現方式,喜歡用 Excel 的人就很習慣。

Hive 表格模式

我覺得表格是很適合用來記錄 debug 的方式,例如在網站上線前測試時,可以把每個環節遇到的問題記錄在表格的每一列,解決後就將狀態改為完成。

Hive 表格模式實作

Hive 擴充功能

Hive 除了基本的功能外也能透過 APP 擴充專案卡片的應用,有不少都是免費使用,像是下圖的 Time-tracking,可以用來記錄一項工作花費的時間,很適合用時數制報價的工作,同時把時程、工作項目透明讓客戶知道,對方就會更安心。

Hive 擴充APP

那左上角有顯示 Add-on 的 APP 就是要付費才能使用,不過有提供 14 天的免費使用期。

另外也支援許多第三方的工具可以串接,像是 Google Drive、Dropbox、Zoom、Slack 等。

Hive 第三方串接工具

Hive 的優缺點

👍 優點 :

  • 可免費使用
  • 有 6 種專案管理模式可以切換
  • 有 APP 可以擴充功能 ( 類似外掛 )
  • 有手機版 APP 可以使用

👎 缺點 :

  • 只有英文介面
  • APP 擴充功能稍少
  • UI 視覺部分 Trello 略勝一點

Hive 價格方案

價格方案月方案年方案
SOLO免費免費
TEAMS$16/月$12/年
ENTERPRISE聯絡客服聯絡客服
Hive 價格方案

心得總結

過去只是執行者的我,其實並不特別覺得專案管理工具的重要,因為我也不太會用到那些工具 ( 我只會開 PS、AI、Sublime 這種 )。

但當自己也成為管理者時,角度就不一樣了,專案管理就變得非常重要,因為設計組需要同時跟多位企劃合作,所以專案管理工具可以讓我們跟其他部門在協作上,資訊 & 時間變得更透明。

他們知道我們正在忙甚麼,我們也知道他們需要先做甚麼,這樣在溝通上才更有共識。

而目前已經是自由工作者的我,雖然不需要管理團隊,但要管理的,就是自己的時間以及每個客戶的進度 & 資料。

不管是用 Trello 或是 Hive,其實都幫我視覺化不少事情,尤其是看到專案一個個拖到『 完成 』的欄位,心裡就是一種爽快 ( 當然收到尾款才是真的 )。

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