【專案管理工具Hive】可切換 6 種協作模式，團隊 & 個人都適用

文章最後更新於 2022 年 10 月 16 日

在上一份工作接觸到 Trello 時，就喜歡上這種卡片拖曳式的專案管理工具，而且不只可以應用在工作上，只要發揮你的創意，不管是投資理財、出國旅遊、個人成長都可以使用。

但當時身為管理者的我就遇到一個問題，那就是 Trello 可以很方便的分配工作、追蹤進度，但就是無法管理時程 ( 不過現在安裝 Power-up 外掛也可以達到類似目的 )。

每個專案任務一定要設定工作時程，這樣才能分配每個人的工作量，所以當時工作時程我是另外用 Time tree 規劃，但要操作兩個工具就是比較麻煩。

所以我開始試用另一個工具，它能夠切換 6 種不同的使用情境，可以根據你的團隊人數或是工作模式去選用適合的類型，最重要的是它能夠設定專案時程，對於團隊成員手上有那些工作就一目了然。

而這個工具呢，就是『 Hive 』。

本篇文章就要跟你分享 Hive 這個工具，內容包含以下 :

• Hive 是甚麼
• Hive 的 6 種專案管理模式
• Hive 擴充功能
• Hive 的優缺點
• 價格方案
• 心得總結

話不多說，直接進入主題吧~!

Hive 是甚麼

Hive 跟 Trello 一樣是專案管理工具，但 Hive 預設了以下 6 種專案管理模式可以隨時切換 :

1. Status view ( 狀態模式 )
2. Team view ( 團隊模式 )
3. Label view ( 標籤模式 )
4. Calendar ( 日曆模式 )
5. Gantt chart ( 甘特圖模式 )
6. Table View ( 表格模式 )

你可以根據工作模式搭配使用這 6 種情境，例如過去我是一個小團隊的管理者，就需要使用 Team view + Calendar，一方面方便分配工作，一方面掌握大家的工作進度。

那如果你是企畫的話，可能就需要甘特圖 ( Gantt chart ) 去做專案細部的分工 & 規畫；如果專案進到 debug 狀態的話，就適合用 Table View 表格的方式去做紀錄。

另外 Hive 也像 Trello 一樣有 APP 可以擴充專案卡片的功能，有免費 APP 也有需要付費後才能使用的 APP。

Hive 的 6 種專案管理模式

①. Status View :

Status View 狀態模式的優點就是可以先設定好各種狀態，然後把各專案卡片拖曳進符合的進度 ( 如下圖 )。

以我自己使用在接案上的情況，設定上就蠻單純的，主要分為 :

• 專案須知
• 洽談中
• 進行中
• 完成

那在每一個狀態下就可以建立專案卡片，如果在公司團隊的話，通常就是企劃的角色來建立，而我目前是自由工作者，所以就是自己來 😂。

另外每一個專案卡片都可以點擊進去設定細節，所以以我自己一人團隊來說，使用 Status View 就可以了。

1. Description : 通常這邊我會記錄一些客戶的需求，例如網站製作風格、色系之類。
2. Subactions : 可以把工作拆分成小項目，然後再指派給其他成員。
3. Labels : 自行定義標籤，我自己是設定已報價、已收頭款、已收尾款等。
4. Assignee : 任務指派，想起過去一天沒開信箱就被指派 7、8 個任務 😨。
5. Dates : 可以設定專案時程，搭配 Calendar 使用可以清楚看到每個成員的進度。

②. Team view :

Team View 團隊模式適合整個專案參與人數大於 1 人或是有團隊的公司。

例如我上一份工作就是 4 人的小團隊，就很適合用 Team View 分配任務 ( 參考下圖 )。

我自己的規劃如下，要多列一個『 Unassigned 』，也就是尚未指派的任務，過去這一欄我們是由企劃建立，然後我會根據團隊成員身上有哪些專案來錯開時間分配。

但同時企劃們也要可以看到我們的時程，不然他們會一直派工過來，若企劃之間時間上有衝突，就讓他們自己去橋囉。

③. Label View :

Label view 其實就是列出每一個你建立的標籤。

例如前面提到在標籤部分我有設定已報價、已收頭款、已收尾款等，所以就會分別列出這幾個標籤的欄位。

④. Calendar :

Calendar 日曆就是很適合抓時程的模式，尤其可以清楚看出每個團隊成員目前的執行進度。

下圖是實際使用 Calendar 的畫面，我測試設定兩個團隊成員，所以只有兩條顏色，那過去我是 4 人團隊的話，一天最多就是呈現 4 種顏色 ( 每個顏色代表一個成員 )，表示當天每人身上都有任務要執行。

⑤. Gantt chart :

Gantt chart 就是甘特圖，主要用來規劃專案的細部架構，可以把專案拆成很多項目，每個項目有各自需要完成的時間，也適合應用在敏捷式開發。

過去在執行 APP 的製作時，專案企劃就會拉製一個甘特圖，就會明確知道那些時間需要完成哪些項目。

下圖是 Hive 官網的範例，可以看到左側的項目在完成後可以一個一個打勾 Check ( 很有成就感 )，團隊成員彼此協作的進度也能夠清楚呈現。

⑥. Table View :

表格就是最常見又實用的呈現方式，喜歡用 Excel 的人就很習慣。

我覺得表格是很適合用來記錄 debug 的方式，例如在網站上線前測試時，可以把每個環節遇到的問題記錄在表格的每一列，解決後就將狀態改為完成。

Hive 擴充功能

Hive 除了基本的功能外也能透過 APP 擴充專案卡片的應用，有不少都是免費使用，像是下圖的 Time-tracking，可以用來記錄一項工作花費的時間，很適合用時數制報價的工作，同時把時程、工作項目透明讓客戶知道，對方就會更安心。

那左上角有顯示 Add-on 的 APP 就是要付費才能使用，不過有提供 14 天的免費使用期。

另外也支援許多第三方的工具可以串接，像是 Google Drive、Dropbox、Zoom、Slack 等。

Hive 的優缺點

Hive 價格方案

價格方案	月方案	年方案
SOLO	免費	免費
TEAMS	$16/月	$12/年
ENTERPRISE	聯絡客服	聯絡客服

心得總結

過去只是執行者的我，其實並不特別覺得專案管理工具的重要，因為我也不太會用到那些工具 ( 我只會開 PS、AI、Sublime 這種 )。

但當自己也成為管理者時，角度就不一樣了，專案管理就變得非常重要，因為設計組需要同時跟多位企劃合作，所以專案管理工具可以讓我們跟其他部門在協作上，資訊 & 時間變得更透明。

他們知道我們正在忙甚麼，我們也知道他們需要先做甚麼，這樣在溝通上才更有共識。

而目前已經是自由工作者的我，雖然不需要管理團隊，但要管理的，就是自己的時間以及每個客戶的進度 & 資料。

不管是用 Trello 或是 Hive，其實都幫我視覺化不少事情，尤其是看到專案一個個拖到『 完成 』的欄位，心裡就是一種爽快 ( 當然收到尾款才是真的 )。